Telefoontjes afhandelen terwijl je je net door een ingewikkeld document aan het worstelen bent, mailtjes lezen zodra ze binnenkomen, even tussendoor een collega helpen: we multitasken er met zijn allen lustig op los. Vaak zien we het nog als iets positiefs ook, dat we honderd-en-één dingen tegelijk aan het doen zijn. Lekker productief, denken we. Maar is dat wel zo?
Als je steeds maar bezig bent je to-do-lijst af te werken (waar desondanks nooit een eind aan komt), maar ontelbaar vaak wordt afgeleid door onverwachte klusjes tussendoor, is dat funest voor je productiviteit. Hoe tegenstrijdig het ook klinkt, als je stopt met meerdere dingen tegelijk doen en je in plaats daarvan op één taak focust, werk je veel efficiënter. Met een helder hoofd kun je je beter concentreren en krijg je meer gedaan, in minder tijd. Van multitasking naar singletasking, dus. En met deze 9 tips is dat appeltje-eitje:
1. Verdeel je dag in blokken
Verdeel je dag in blokken. Elk blok is bestemd voor één grotere taak (zoals een presentatie voorbereiden) of meerdere kleine, vergelijkbare taken (zoals mailtjes beantwoorden). Blokken van twee uur zijn een goed uitgangspunt, maar het kan ook dat jij je tijd liever in blokken van één uur opsplitst: probeer uit wat voor jou het beste werkt.
2. Stel prioriteiten
Is jouw to-do-lijst iedere dag zo lang dat je bij voorbaat al weet dat je nooit alles af kunt krijgen? Kies voortaan een aantal taken (maximaal 5) die écht moeten gebeuren en schrijf die op. Als je ze aan het eind van de dag allemaal kunt afstrepen, geeft dat een veel fijner gevoel dan wanneer je met een lijst vol onafgewerkte klusjes blijft zitten. Morgen is er weer een dag!
Coming soon: ‘Mindful met Happinez’
-
Over de wijsheid van leven in het nu
-
12 oefeningen voor ultieme ontspanning
-
En meer
3. Leg je telefoon buiten handbereik
Misschien wel de grootste afleider allertijden: je smartphone. Even ‘snel’ Whatsapp of Instagram checken leidt vaker wel dan niet tot gedachteloos door feeds scrollen en van de ene naar de andere app gaan. Voor je het weet is er weer een half uur voorbij, waarin je eigenlijk niets gedaan hebt. Leg je telefoon dus buiten handbereik, bijvoorbeeld in een andere kamer of opgeborgen in je tas.
4. Weg met rommel
Een opgeruimde werkplek zorgt voor een opgeruimd hoofd. Hoe leuk al die mooie notitieboekjes op je bureau ook zijn en hoe handig het ook lijkt dat bepaalde papieren voor het grijpen liggen: leg weg wat je (nu) niet nodig hebt. Maak er meteen een gewoonte van om je bureau aan het einde van elke werkdag op te ruimen, zodat je de volgende dag fris kunt beginnen.
5. Sluit tabbladen
Is het echt wel zo slim dat je 21 tabbladen open hebt staan? Nope. Het leidt alleen maar af. En dat heen en weer klikken tussen al die verschillende vensters, omdat je de juiste niet kunt vinden, snoept ongemerkt ook nog eens behoorlijk veel kostbare tijd op.
6. Neem regelmatig pauze
Als je helemaal opgaat in een taak, is de verleiding groot om ermee door te gaan tot je klaar bent. Maar regelmatig pauze nemen is heel belangrijk als je gefocust wilt blijven. Een handige methode is om na elk blok (zie tip 1) een korte break te nemen. Haal een verse kop thee of ga even naar buiten voor een frisse neus, zodat je met nieuwe energie aan de volgende taak kunt beginnen.
7. Check je mail op gezette tijden
Spreek met jezelf af dat je nieuwe e-mails alleen leest op vaste momenten. Je kunt dit doen na ieder blok (zie nogmaals tip 1) of, als je het rigoureuzer aan wilt pakken, alleen aan het begin van je werkdag, vlak voor of na je lunchpauze en voordat je afsluit. Om te voorkomen dat je alsnog wordt afgeleid door binnenkomende berichten, kun je je notificaties uitzetten of je e-mailprogramma helemaal afsluiten.
8. Houd een opschrijfboekje bij de hand
Krijg je plots een geniale ingeving, dan wil je die natuurlijk niet vergeten. Zorg dat je altijd een notitieboekje in de buurt hebt om plannen, ideeën en andere dingen die je moet onthouden in op te schrijven. Op die manier parkeer je ze tijdelijk – en kun je dus weer verder met waar je mee bezig was – maar hoef je niet bang te zijn dat je later iets over het hoofd ziet of vergeet.
9. Verwacht het onverwachte
Maak ruimte in je agenda voor onvoorziene werkzaamheden. Houd hier bijvoorbeeld elke dag een half uur of een uur voor vrij. Vraagt je baas dan of je last minute nog een bespreking kunt voorbereiden of blijkt dat die collega echt niet zonder jouw hulp kan, dan schopt dat niet direct jouw hele planning in de war.
Meer lezen over slimmer werken?
Weg met perfectionisme: ‘pick three’ en haal uit je dag wat erin zit.
